Komunikacijski menadžment: Zdrava komunikacija za zdravo poslovanje

Zajednička božićna večera, slanje božićnih ili rođendanskih čestitki na adresu zaposlenika, interna glasila, intranet, newsletteri za zaposlene, sportske igre, putovanja, motivacijski programi, investiranje u edukaciju zaposlenih samo su neki od alata koji se koriste u internoj komunikaciji sa zaposlenicima

U prošlom sam vam broju pokušao približiti izazove kriznog komuniciranja, a upravo jedna od javnosti koja, uz konkurenciju, često može izazvati krizu u organizaciji je interna javnost.

Iako se u teoretskoj postavci internom javnošću smatraju zaposlenici, moje razmišljanje je da u internu javnost spadaju i članovi njihove obitelji. Razlozi za tu tvrdnji leže u dvosmjernoj komunikaciji između supružnika ili partnera, što opet ovisi o komunikacijskim navikama te obiteljske zajednice.

Pojam “komunikacijske navike” možemo prevesti kao komunikacijski proces unutar obiteljske zajednice. Također, treba se zapitati prenose li se u toj zajednici podaci s posla ili ne?

Upravo zato, imidž jedne tvrtke, osim proizvoda, standarda i certifikata, stvaraju i sami zaposlenici tvrtke, odnosno, kao što sam već naveo, članovi njihove obitelji i njihova društvena zajednica.

Baš kao i u privatnom životu, tako i u poslovnom, ljudi vole komunicirati o poznatim poslovnim ljudima. Ponekad govore o njima prepričavajući i nadograđujući priče, a tako se stvaraju glasine, odnosno kreira se imidž.

PRAKTIČNI POGLEDI
Organizacijska shema internog komuniciranja u velikim korporacijama ili većim tvrtkama obično je organizirana tako da postoji poseban odjel ili stručna osoba koja brine o informiranosti radnika, odnosno obnaša funkciju voditelja odjela internog komuniciranja ili funkciju referenta za interno komuniciranje.

Iako je online komunikacija danas neizbježna, oglasna ploča još uvijek je jedan od osnovnih i najboljih alata za informiranje zaposlenih iz proizvodnog pogona.

U tvrtkama srednje veličine sustav internog komuniciranja ovisi o budžetima, a ne o standardima. Također, sustav ovisi o percepciji jednog ili više vlasnika prema zaposlenicima, što je slučaj i u malim tvrtkama.

U javnim institucijama sustav internog komuniciranja svodi se isključivo na funkcije i položaje ljudi, a ljudi se uglavnom povezuju kroz sindikat. Iako i u privatnom sektoru postoje određena pravila i standardi, taj sektor je proaktivniji jer nastoji stvoriti osjećaj zadovoljstva zaposlenih motivirajući ih različitim alatima.

S druge strane, u javnom sektoru državni službenici nemaju tih privilegija. Oni svoj status stvaraju kroz svoje funkcije. Neki od njih su politički, a drugi stručno pozicionirani. Ne postoji sustav motivacije, već on isključivo ovisi o osjećaju rukovoditelja prema ljudima i na tome se svodi interna komunikacija u javnim institucijama.

Svakako da su u javnom sektoru ključni čimbenici odnosa zaposlenih i poslodavaca zakonska regulativa te razni akti i pravilnici.

ORGANIZACIJA I POZICIJA
Interno komuniciranje spada u jednu od tehnika odnosa s javnošću. Ono je veoma važno. Kao što sam naveo u uvodu, krizno komuniciranje mogu izazvati i zaposleni iz nezadovoljstva. A nezadovoljstvo često dolazi zbog slabe komunikacije. Zato je jako važno da svaka tvrtka ima jasno preciziran sustav tijeka informacija.

Podsjetimo se samo slučaja Ankice Lepej kojoj su, kao šalterskoj službenici u banci, bili dostupni svi bankovni podaci i informacije. Nećemo ulaziti u razloge njezinih motiva, već možemo zaključiti da je to jedan od primjera kada je jedan zaposlenik stvorio krizu i poljuljao ugled jedne banke.

Važnost tijeka informacija precizira se u strukturi tvrtke premda je o tom sustavu na globalnom nivou nedavno svoje rekao i Edward Snowden.

Međutim, mi ne govorimo o globalnom sustavu tijeka informacija, već se moramo fokusirati na tijek informacija unutar sustava u kojem mi djelujemo. Ne postoji formula definiranja metodologije zaštite tijeka informacija budući da svaka tvrtka ima svoj način organizacije.

Prema tome, u svakoj tvrtki zasebno se definiraju sustavi koji nalažu tko ima pristup ugovorima, računima ili nekim drugim podacima.

Naime, svjedoci smo brojnih novinskih natpisa koji otkrivaju afere. Neke od tih afera izazvali su zaposlenici koji su predstavnicima medija dostavili originale ili kopije određenih dokumenata. To znači da poslodavac nije uspostavio standarde tijeka informacija.

Danas gotovo svi sustavi upravljanja funkcioniraju putem računala koji, baš kao i antivirusni programi, štite dolazak neželjene elektroničke pošte. Tvrtke mogu investirati u izradu softvera koji će, kroz korisnička imena i lozinke, definirati pristupe najvažnijim dokumentima tvrtke koji ne bi smjeli biti vidljivi svima.

ALATI INTERNOG KOMUNICIRANJA
Zajednička božićna večera, slanje božićnih čestitki na adresu zaposlenika, slanje rođendanskih čestitki na adresu zaposlenika, interna glasila, intranet, newsletteri za zaposlene, sportske igre, putovanja, motivacijski programi, investiranje u edukaciju zaposlenih…

Sve to ima utjecaja na emocije zaposlenoga prema tvrtki u kojoj radi. Sve su to neki od alata kojima se koristimo ne bi li ostvarili sustav informiranosti među zaposlenicima, stvorili osjećaj njihove informiranosti i povezanosti s tvrtkom u kojoj rade.

Investirati novac u interno komuniciranje jako je važno. To nije stvar troška. To je stvar ulaganja. Jer, imidž se ne kupuje, imidž se stvara.

Ne zaboravite, vaši zaposlenici svakodnevno međusobno razmjenjuju informacije. Kao što ih donose u tvrtku, tako informacije izlaze iz tvrtke.

Interno komuniciranje i njegova primjena ne stvaraju samo zadovoljstvo među zaposlenima, već su oni svjesni da netko na njih gleda ne samo kao na brojku koja je u funkciji stvaranja profita, nego kao na ljude s osjećajima.

Također je bitno napomenuti kako ne biste trebali dozvoliti da zaposlenik sazna informaciju o lansiranju vašeg novog brenda ili informaciju o izlasku vaše tvrtke na novo tržište.

Radi se o povjerljivim informacijama koje mogu interno procuriti. Stoga je bolje da se pričeka sa službenim informiranjem vaših zaposlenika kada se radi o takvoj vrsti informacija.

U svakom bi slučaju bilo poželjno da, ako nemate, razmislite o stvaranju ili kreativnom nadograđivanju standarda internog komuniciranja.

Odgovori

Vaša adresa e-pošte neće biti objavljena. Nužna polja su označena s *