e-nabava: Ušteda vremena i novca

E-nabava potrošnog materijala i obrtnih sredstava smanjuje izravne troškove nabave za više od 5%, a zbog ubrzanog ciklusa nabavljanja s prosječnih 14 na 5 dana, smanjuje potrebne zalihe za više od 15%

Pod e-nabavom smatramo korištenje elektronskih alata i softvera za poslove nabave. U te poslove ubrajamo slanje upita i prikupljanje ponuda, naručivanje, korištenje e-kataloga, kupovanje preko e-košarice te reverzne e-aukcije.

U užem smislu e-nabava označava primjenu web alata u svrhu realizacije nabavno – prodajnog posla. U širem smislu ćemo internetske aplikacije koristiti za istraživanje tržišta, slanje upita ili e-plaćanje.

PREDNOSTI I NEDOSTACI
Prednosti e-nabave su neupitne, a među najvažnije spadaju: globalna dostupnost proizvoda i usluga, nabava naročito atraktivna za proizvode koji nisu lako dostupni u domicilnoj zemlji, niski transakcijski troškovi, dostupnost artikala u svakom trenutku, olakšan prilaz novim nabavnim tržištima, transparentnost nabave te brži odaziv ponuđača.

Naravno, postoje i nedostaci gledano s pozicije i kupaca i dobavljača. Među nedostatke e-nabave s aspekta kupaca svakako bismo naglasili upitnu pouzdanost dobavljača. U pravilu što je dobavljač geografski udaljeniji, to je naša sigurnost u kvalitetu i rok isporuke manja, čak i ako nije u pitanju prva kupovina.

Također, znanje o dobavljačima je ograničeno, a lišeno osobnog kontakta rješavanje čak i sitnog problema može se razvući. Katkad se dešava da nije dobavljač kriv zbog isporuke van roka, već je odgovorna pošta ili dostavna služba.

No, kada naručena roba ne stigne na vrijeme, pitanje odgovornosti pada u drugi plan. Važno je napomenuti da ovi nedostaci nemaju uporišta ukoliko je u pitanju pozivni natječaj s već dokazanim dobavljačima, a prikupljanje ponuda i daljnje nadmetanje se odvija preko alata za e-nabavu.

DEPERSONALIZIRANOST PROCESA
Dobavljači se mogu požaliti na gubitak najučinkovitijeg kanala prodaje – osobne prodaje. Bez izravnog odnosa s kupcima prodavači su zakinuti za svoju, često najveću, prednost, a to je šarm i uvjerljivost prodavača. Također, izravni i osobni nastup je najkraći put za kvalitetnu prezentaciju na kojoj se odmah rješavaju pitanja i dileme kupca.

Nasuprot jednosatnom prodajnom posjetu, odgovaranje na pitanja i rješavanje dilema kupca putem e-maila ili web aplikacije za nabavu zna trajati danima, naročito kad je uključen veći broj osoba.

Drugi veliki nedostatak s pozicije dobavljača je eskalacija cjenovnog rata s drugim ponuđačima. Damping nije rijedak slučaj, iako ga ne bismo nazvali proizvodom e-nabave. Svakako bismo spomenuli i veći broj konkurenata, što zbog globalne dostupnosti tražene robe u ovom slučaju ne ide na ruku ponuđačima.

Primjer uspješne e-nabave je korištenje softvera kojim su povezani korisnik usluge, vlasnik budžeta i ugovorni dobavljač, a koji se gotovo uvijek nalaze na različitim lokacijama.

Korisnik usluge prijavi web ili zajedničkom aplikacijom određeni kvar ili naručuje robu, vlasnik budžeta odobrava nabavu te dobavljač može odmah po odobrenju napraviti isporuku.

Kako je pristup takvim aplikacijama dostupan i preko pametnog telefona, ušteda u vremenu odaziva vrlo se često pokazuje i kao ušteda u novcu.

VEĆE UŠTEDE, MANJE ZALIHE
Jedna od glavnih odlika korištenja alata za e-nabavu je transparentnost natječaja. Organizator natječaja može otvoriti ponude tek nakon što prođe rok za predaju ponuda, bez obzira kad su ponude priložene – puno prije ili neposredno pred krajnji rok.

Neki su alati podešeni tako da poruke organizatora dobivaju svi natjecatelji, a ne samo jedan. Iz istog razloga neke će tvrtke ukinuti e-mail kao sredstvo pisane komunikacije s dobavljačima, već će medij za svu korespondenciju biti alat elektronske nabave.

Popratne odlike su navođenje kategorije nabave prilikom otvaranja natječaja te planirani iznos investicije ili troška (omogućuju kasnije praćenje troška po nabavnoj kategoriji, po dobavljaču, po mjestu troška i sl.), unos eventualnih internih šifri, mogućnost slanja automatskog podsjetnika natjecateljima na rokove te podešavanje funkcije raznih odobrenja nadležne osobe.

Moramo naglasiti da takav alat vrlo svrsishodno ima i ulogu baze dobavljača sa svim njihovim relevantnim podacima. E-nabava je svakako trend koji će se ne samo proširiti u gotovo svakoj tvrtki, već i iznaći nove oblike u vrlo skoroj budućnosti.

Umjesto zaključka naveli bismo da e-nabava potrošnog materijala i obrtnih sredstava smanjuje izravne troškove nabave za više od 5%, a zbog ubrzanog ciklusa nabavljanja s prosječnih 14 na 5 dana, smanjuje potrebne zalihe za više od 15%.

E-AUKCIJE
Kao najistaknutiji trend u današnjoj nabavi ističu se elektroničke reverzne aukcije. U nekim se kompanijama u Hrvatskoj provode već više od pet godina. Ideja takvih aukcija je da ponuđači, za razliku od prodajnih aukcija, spuštaju cijenu, a pobjednik je onaj ponuđač koji je licitirao najnižu cijenu.

Postoji više tipova e-aukcija, a najpopularnije su one u kojima ponuđači ne vide tko im je konkurent niti koliko ponuđača sudjeluje, no vidi svoj rang i najnižu ponuđenu cijenu. Organizator postavlja pravila: početnu cijenu, minimalno smanjenje (ili višekratnik minimalnog smanjenja) u relativnom ili apsolutnom iznosu te vrijeme trajanja.

Ponuđaču se pri tome ne isplati čekati zadnje sekunde da bi predao svoju ponudu. Naime, sustav je prilagođen nabavljaču te ukoliko netko preda ponudu, recimo, u zadnje dvije minute, aukcija se automatski produžuje za još tri ili pet minuta. Time se aukcija može produžavati nekoliko puta, sve dok konačno jedan od ponuđača ne preda ponudu koju ostali ne mogu pratiti.

Organizatori e-aukcija svjesni su golemih prednosti. Uštede ostvarene ovim putem često višestruko premašuju uštede koje se mogu postići tradicionalnim pregovaranjem. Osim naglašene transparentnosti skraćuje se vremenski ciklus pregovaranja.

Iskustvo nam govori da trajanje e-aukcija ne treba postaviti na duže od 20 minuta. Obično bude jedan do dva produžetka i time je cjelokupno vrijeme pregovaranja svedeno na pola sata.

BENEFITI ZA PONUĐAČE
Naravno, i ponuđači imaju koristi od ovakvih nadmetanja, čak i ako nisu pobjednici. Umjesto kompliciranog istraživanja po kojim cijenama konkurencija nastupa na zajedničkom tržištu, na ovakvim aukcijama odmah mogu ocijeniti vlastitu tržišnu poziciju.

Istovremeno, ukoliko su pobijedili na natjecanju, troškovi prodaje su im momentalno smanjeni. Kupac, organizator e-aukcije prosječno uštedi do 20%, iako smo svjedoci ušteda i preko 30% od ponude u prvom krugu.

Ipak, e-aukcije nisu prikladne za sve nabave. Procjenjujemo da od ukupne nabave 10 – 15% možemo licitirati. Međutim, važno je znati kako e-aukcije imaju i drugih osobina.

Najprikladnije su za standardizirane proizvode kad je tehnička specifikacija svih ponuda ista, a element za odluku o dobavljaču ostaje samo cijena. Prikladne su za ad-hoc nabave i za nabave gdje je cijena najbitniji element.

Organizator može objaviti da je neka aukcija obavezna ili neobavezna. Obavezna znači da je e-aukcija zadnji korak u procesu natječaja te se nabavljač obavezuje kupiti od pobjednika licitacije. Neobavezna e-aukcija znači da je cijena jedan od elemenata ocjene, a konačno će se dobavljač odabrati prema bodovima iz evaluacijske tablice.

Alate e-nabave i/ili e-aukcija tvrtka ne mora razvijati sama. Na tržištu postoje gotovi sustavi s mogućnostima prilagodbi nabavnim procesima tvrtke naručitelja. Još jednostavnije i naravno jeftinije rješenje je outsourcing cijele ili dijela e-nabave, npr. e-aukcije.

Outsourcer se u tom slučaju ponaša kao savjetnik: nakon provedenog natječaja, ili samo aukcije, naručitelj dobiva prijedlog o dobavljačima, a sve odluke donosi samostalno.

Odgovori

Vaša adresa e-pošte neće biti objavljena. Nužna polja su označena s *