Upravljanje nabavom: Alat direktnog profita

upravljanje-nabavom-ftd 777Služba prodaje je po defaultu zadužena za ostvarivanje prihoda, no važno je primijetiti da Prodaja samo daje mogućnost ostvarivanja profita. Nasuprot Prodaji, Nabava direktno donosi profit u trenutku ostvarenja uštede

Prodavača je u prodaji lako ocijeniti i nagraditi. Što više proda, to ga se više nagradi. Za nabavljača isto pravilo “što više kupi, to ćemo ga više nagraditi” ne vrijedi. Vrijedi li suprotno? Što manje nabavi, to je nagrada veća?!

U današnje vrijeme kada se u tvrtkama ocjenjuju procesi, kupci, dobavljači i vlastiti prodavači, ocjenjivanje nabavljača i cjelokupne službe nabave zahtijeva jednako ozbiljan pristup.

Mjerenje rada zaposlenika u nabavi potrebno je kako bismo mogli usporediti njihove rezultate i napore u uzastopnim vremenskim intervalima pa stoga pravovremeno intervenirati raznim poboljšanjima. Ipak, mjerenje samo jedne njihove aktivnosti neće nam odraziti pravo stanje.

bullet-upravljanje-nabavomNa primjer, možemo zbrajati koliko je natječaja netko u službi nabave odradio, no to nije odraz stvarnih rezultata rada jer postoje mali i kratkotrajni natječaji, kao i dugotrajni i komplicirani. Broj sklopljenih ugovora također nije mjerilo zbog istog razloga.

Ključni pokazatelji uspješnosti (KPI prema originalu na engleskom jeziku) svakako je meritorni alat, no većina tvrtki smatra uvođenje KPI-a za ocjenjivanje nabave nepotrebnom gnjavažom.

Ipak, postoji jedan kriterij ocjene rada cijele službe nabave, kao i ponaosob svakog nabavljača koji je vrlo reprezentativan, a lako ga je uvesti kao instrument ocjenjivanja. Kao glavni pokazatelj timske i pojedinačne uspješnosti nameću se uštede.

ZASLUŽENO PRIZNANJE
Služba prodaje je po defaultu zadužena za ostvarivanje prihoda, no važno je primijetiti da Prodaja samo daje mogućnost ostvarivanja profita. Nasuprot Prodaji, Nabava direktno donosi profit u trenutku ostvarenja uštede. Smanjenje troškova kao rezultat nabavnog procesa ima u punom, 100%-nom iznosu učinak na profit.

Stoga je služba nabave posljednjih godina počela dobivati odavno zasluženo priznanje u većini kompanija. Kako se Nabava u posljednjem desetljeću transformira iz podrške ostalim odjelima u poslovnu funkciju to se mjerenje i izračun ušteda unaprjeđuje. Uštede su svakako mjerljiv rezultat rada Nabave, a svjedoci smo različitih postupaka obračuna ušteda.

Ponekad se u istom poduzeću, ali u raznim odjelima uštede istovremeno računaju na različite načine. Moderna Nabava izračun uštede prilagođava vrsti nabavnih kategorija, ali i drugim okolnostima. Ušteda se računa po završetku natječaja, odnosno po ovjeri ugovora ili narudžbenice. Ako u ugovoru nije određena količina ili su drugi uvjeti promjenjivi za vrijeme trajanja ugovora, ušteda se računa po završetku kalendarske godine kada su konačno poznati svi podaci.

Ako je ugovor sklopljen na neodređeno vrijeme, u praksi uštedu pripisujemo svakoj od narednih pet godina. Prije no što počnemo računati uštede, potrebno je odrediti osnovicu. Najčešći je način usporedba najniže jedinične cijene iz prvog kruga prikupljanja ponuda s krajnjom, ugovorenom cijenom.

Razliku množimo s ugovorenom količinom, odnosno isporučenim količinama do kraja godine. U nekim se tvrtkama obračunava razlika između tržišnih cijena i ugovorene cijene. Kao tržišna cijena uzima se srednja vrijednost svih ponuda u prvom krugu natječaja. Dok se u službi nabave ušteda računala na upravo opisani način, služba zadužena za izgradnju novih trgovina je uštedu izračunala kao razliku iznosa odobrenog budžeta i ugovorene cijene.

Osnovica može biti i benchmark. Benchmarkom ćemo se poslužiti kada želimo izračunati uštede za robu kojoj se nabavna cijena često mijenja ili se nabavlja lokalno po različitim cijenama. Određuje se sezonskim ili prošlogodišnjim prosjekom cijena u jednoj kategoriji. Ovo najbolje objašnjavaju sljedeći primjeri:

upravljanje-nabavom01Prvi primjer: Jedan trgovački lanac je svake godine otvarao nove prodavaonice. Katkad je gradio iz temelja, a ponekad uređivao interijer u već izgrađenom objektu. Površine prodavaonica su bile različite, a mogle su se svrstati u jedan od razreda: A) do 100 m2; B) od 101 – 300 m2 i C) više od 300 m2.

Neke je prodavaonice trebalo: 1) izgraditi; 2) neke urediti izvana i iznutra; a na nekima 3) izvesti jednostavne zahvate unutarnjeg uređenja. Svaki građevinski zahvat unutar godine dana spada u jedan od razreda po ova dva kriterija.

Uređenje izvana i iznutra za površinu do 100 m2 je spadalo u razred A2. Izračunom prosjeka cijene radova unutar svakog razreda dobivena je cijena uređenja po kvadratnom metru za svaki razred. Izabrana je bazna godina i to je nazvano benchmarkom. Sada, nakon svakog sklopljenog ugovora cijena kvadratnog metra uspoređuje se s benchmarkom odgovarajućeg razreda. Razliku zovemo uštedom.

Drugi primjer: Dućan nabavlja svježe voće. Nabavne se cijene voća često mijenjaju čak na tjednoj osnovi. U kolone tablice ćemo uvrstiti nazive artikla, npr: lubenica, dinja, nektarina. U redove ćemo uvrstiti tjedan u godini. Ispod lubenica će stajati umnožak jedinične cijene i kupljenih količina po tjednima od 24. (od 13 – 19. lipnja) do 38. tjedna (od 19 – 25. rujna).

Zbrojimo li sve umnoške u koloni Lubenice i podijelimo s ukupnom nabavnom količinom u promatranom razdoblju dobit ćemo prosječnu cijenu po kilogramu. To nam je benchmark za lubenice. Napravimo isti postupak za ostale kolone.

Uštedu ćemo izračunati tako da ćemo od benchmarka oduzeti vrijednost upravo nabavljene količine. Trebamo li benchmark za cijelu kategoriju voće, zbrojit ćemo cijene po kilogramu za sve promatrano voće i podijeliti s brojem kolona.

SKRIVENE UŠTEDE
upravljanje-nabavom-lead01Dobra strana benchmarka je što ga možemo izračunati na osnovu povijesnih podataka pa tako možemo za osnovicu uzeti prošlu godinu, a ne čekati završetak ovogodišnje sezone. Također, u vrijednost nabavljene robe možemo uračunati i trošak, recimo transporta, pa tako uspoređivati vrijednosti nabave i relativne uštede između kontinentalnog dijela i otoka.

Postoje situacije kada se unatoč postignutoj nižoj cijeni jednog ponuđača, korisnik ili vlasnik budžeta odlučuje za nešto skupljeg ponuđača zbog kvalitativnih ili strateških razloga. Razlika do najniže, a neprihvaćene ponude zove se Izgubljena prilika (Opportunity loss). Na taj ćemo način vrednovati napor nabavljača jer je postigao najpovoljnije uvjete, iako je ugovor sklopljen sa skupljim dobavljačem.

Like to like uštedom nazvat ćemo uštedu kada se od istog ili drugog dobavljača nabavlja oprema ili roba različite tehničke specifikacije, ali iste funkcionalnosti. Moramo spomenuti skrivene uštede koje je moguće otkriti u većoj ili manjoj mjeri. Lakše otkrivanje demonstrira sljedeći primjer iz poslovne prakse: Tvrtka sklapa ugovor s autopraonicom koja odvozi i dovozi službene aute s pranja na lokaciju korisnika.

Korisnik ne gubi vrijeme čekajući na red i dok se automobil opere. Na prvi bi pogled uštedom nazvali samo razliku najniže cijene pranja iz prvog kruga i ugovorene cijene. No, veću uštedu predstavlja vrijednost radnih sati korisnika koje je proveo na svom radnom mjestu, a ne čekajući u autopraoni. Kako bi se otkrile skrivene uštede, od nabavljača se traži detaljno poznavanje načina manipuliranja robom i materijalima te poznavanje radnih procesa.

DVA TIPA UŠTEDA
Spomenuli bismo sve češću praksu razdvajanja ušteda na dva tipa. Uštedu koja je stvorena na natječaju za robu/usluge/radove koji nisu bili ranije ugovoreni zovemo Cost avoidance. Cost reduction se koristi za prikaz ušteda koje nastaju kao rezultat natječajnog procesa za ranije ugovorene isporuke, a natječaj organiziramo zbog prestanka važenja postojećeg ugovora.

Postoje i negativne uštede. Evidentiraju se u kompanijama koje izrađuju planove ušteda te kada nabavljači imaju propisan iznos ušteda koje moraju postići u tijeku godine. Negativne uštede se evidentiraju ako je cijena u novom ugovoru viša od cijene u ugovoru koji je istekao. Svaka služba nabave može odrediti koji joj načini bilježenja ušteda najviše odgovaraju. No, principi su isti prilikom tih determiniranja.

Potrebno je odrediti koji način izračuna je optimalan za svaku grupu nabavnih kategorija. Izuzetno je važno paziti da je taj način moguće primjenjivati tijekom više godina kako bi se mogle uspoređivati postignute uštede i pratiti njihov trend razvoja ili opadanja. Najčešći način prikazivanja i računanja ušteda odvija se preko Excela. Ipak, sve više tvrtki razvija svoje aplikacije za izračun i prikazivanje ušteda. Takve se aplikacije koriste u sredinama u kojima je služba nabave organizirana na grupnoj i lokalnoj razini te koje posvećuju punu pažnju uštedama i izvješćivanju o njima.

Na kraju možemo zaključiti da zahvaljujući planiranju budžetskih stavki nabavnih kategorija možemo planirati i uštede. S obzirom na to da su poduzeća sve više svjesna da ušteda direktno stvara profit, izrada plana ušteda bit će uskoro nezaobilazan zadatak u svakoj službi nabave.

boris Vulic- institut za menadzment

Odgovori

Vaša adresa e-pošte neće biti objavljena. Nužna polja su označena s *