Strategija poslovanja: Planiranje nabave

568

Kvalitetno planiranje nabave bitno je radi optimizacije procesa nabave u cilju ostvarivanja ciljeva tvrtke. Prije svega pruža transparentnost, omogućuje efektivno i pravovremeno prikupljanje ponuda te proaktivno sprječava potencijalna kašnjenja u dobavi

U turbulentnom okruženju u kojem živimo i radimo, skoro pa svakodnevno bavimo se planiranjem. Planiramo svoje dnevne obaveze, planiramo aktivnosti naših ukućana, planiramo potrošnju mjesečnog budžeta, planiramo vrijeme za odmor i hobi, druženje i sl. Još je davno Dwight D. Eisenhower rekao: Sudjelujući u pripremama bitaka, shvatio sam da su planovi beskorisni, ali da je planiranje nezamjenljivo.

Planiranje u poduzećima također je jedna od važnijih poslovnih aktivnosti. Postoje različite definicije planiranja, no generalno možemo reći da je planiranje proces koji utvrđuje viziju, misiju i ciljeve poduzeća te daje odgovore na pitanje gdje smo, gdje želimo biti u budućem periodu i kako tamo stići. Stoga je kvalitetno planiranje itekako važno za postizanje ciljeva i ostvarivanje definiranih strategija.

Period je godine kada se većina poduzeća bavi godišnjim planiranjem, izradom budžeta i planova za iduću godinu.

Svi koji u tome sudjeluju znaju da to nije ni lak ni jednostavan posao. Iziskuje izuzetno puno angažmana, usklađivanja, analiza, razmjenu informacija i podataka, a nadasve tu su i očekivanja koja uprava i vlasnici stavljaju pred svoj tim.

Kada radim edukacije ili savjetovanje djelatnika iz nabave, jedna od tema kojom se bavimo je i planiranje nabave. Moram priznati da nerijetko dobijem odgovor da se nabava – ne planira. Na moje pitanje – Zašto? – odgovor je najčešće – to je kod nas nemoguće, mi smo specifični, ne možemo znati što će biti idući tjedan, a kamoli idući mjesec i sl.

Moj odgovor je tada da se planirati uvijek može, samo je potrebno malo dodatnog truda, podataka, razgovora i informacija. Hoće li planovi odmah biti detaljni i egzaktni, najvjerojatnije ne, no s vremenom će planiranje postati rutina i informacije će biti dostupnije i konkretnije.

ODAKLE PLANIRANJE KREĆE?
Uglavnom se kreće od prodaje. Naime, prodaja mora dati prognozu očekivanih prihoda za sljedeću godinu. Naravno da ta brojka mora biti veća od prihoda ostvarenih u tekućoj godini. Takav plan prihoda najčešće se razrađuje po:
– Kupcima / tržištima,
– Asortimanu/grupama proizvoda.

Isto tako, nužno je planirati ako ćemo plasirati novi proizvod, novu kategoriju proizvoda, hoćemo li nešto od proizvoda ugasiti odnosno maknuti s tržišta i sl. Što je plan prodaje detaljniji, tada je daljnje planiranje preciznije. Naravno da u praksi često čujemo od strane prodaje da je teško planirati i predvidjeti prihode u narednom periodu, no uz kombinaciju prethodnih godina, razgovora s kupcima i iskustvu, ipak možemo izraditi vrlo kvalitetne i detaljne planove prodaje i prihoda za naredni period.

Plan prodaje izražava se u količini prodanih proizvoda, ali naravno i u financijskom iznosu. Tu svakako treba voditi računa i o politici prodajnih cijena – hoće li se cijene korigirati, na kojem asortimanu, u kojem iznosu, na kojim tržištima i sl.

U svakom slučaju važno je usuglasiti prodajnu strategiju s planom prodaje.

Kada govorimo o proizvodnim poduzećima, plan prodaje je osnova za razradu plana proizvodnje. Plan proizvodnje utvrđuje :
– Raspored proizvodnje po proizvodnim kapacitetima i proizvodnim linijama.

Ako kapaciteti nisu dovoljni da bi se zadovoljile potrebe prodaje, nužno je definirati sljedeće strategije:
– Mogućnost investicije u cilju povećanja proizvodnih kapaciteta,
– Usluga vanjskih kooperanata/outsourcing.

Za koju od opcija će se tvrtka odlučiti ovisi o više faktora: trošak nove investicije, njezina opravdanost za naredni period (ROI), trošak vanjskih partnera (outsourcing) i sl. Naravno, postoji i ona druga opcija, a to je da su proizvodni kapaciteti i više nego dovoljni za realizaciju definiranog plana prodaje, no tada se najčešće radi “pritisak” na prodaju – koje je aktivnosti i korake potrebno poduzeti da bi plan prodaje bio takav da u potpunosti zaposli proizvodne kapacitete. Naime, najgora opcija za proizvodno poduzeće je kada proizvodni resursi stoje neiskorišteni.

Jednom kada imamo razrađeni plan proizvodnje vrlo je jednostavno doći po plana potrebnih materijala, odnosno možemo reći da je to okvir za izradu plana nabave. Ako se ne bavimo proizvodnjom, tada se iz plana prodaje u pravilu generira plan nabave.

PLANIRANJE NABAVE
Planiranje nabave je proces koji najjednostavnije podrazumijeva što ćemo kupiti, kada i od koga. Osnovna zadaća planiranja nabave je da zadovolji potrebe koje tvrtka ima u smislu materijala, roba i usluga nužnih za obavljanje osnovne djelatnosti.

Zašto je planiranje nabave važno? Prije svega jer nam daje jasnu sliku što trebamo nabaviti, u kojoj količini i uz koje troškove. Ujedno nam pomaže da determiniramo jesu li očekivanja realistična; primarno se tu misli na očekivanja one strane koja očekuje da se nabava realizira u kratkom roku, a ne u skladu s regularnim metodama i rokovima nabave. Planiranje nabave predstavlja i priliku da svi korisnici usluga nabave (krajnji korisnici, proizvodnja, tehnički odjel, dobavljači) daju svoje relevantne inpute vezane uz pojedine specifične zahtjeve.

Prilikom planiranja nabave dobivamo mogućnost kreiranja strategija za nabavne kategorije koje su uključene u plan. Kvalitetno planiranje nabave bitno je radi optimizacije procesa nabave u cilju ostvarivanja ciljeva tvrtke. Prije svega pruža transparentnost, omogućuje efektivno i pravovremeno prikupljanje ponuda te proaktivno sprječava potencijalna kašnjenja u dobavi. Kroz planiranje omogućeno je bolje upravljanje dobavljačima, pronalaženje pravog dobavljača za svaku kategoriju, a grupiranjem materijala i količina postižu se bolji uvjeti i kvalitetnija suradnja s dobavljačima.

KAKO IZGLEDA PLAN NABAVE?
Kao što smo i prije spomenuli plan nabave sadrži potrebnu količinu materijala, roba i usluga koji su potrebni da bi se ostvarili planirani prihodi prodaje, odnosno realizirali ciljevi tvrtke. Definirane količine predstavljaju odličnu osnovicu za godišnje pregovore s dobavljačima. Na temelju dogovorenih komercijalnih uvjeta i definiranih količina kreiramo financijski plan nabave, odnosno troškove nabave. Naravno, cilj svake uprave/vlasnika je da troškovi nabave budu što manji pa je i stoga primarni cilj svake nabave da na temelju planiranih potreba ostvari što bolje jedinične cijene.

Prilikom planiranja nabave važno je uzeti u obzir i stanje materijala i robe koja se nalazi na skladištu, ako ono postoji. Vrlo se često zaboravi da na skladištu imamo neko početno stanje koje je također dovoljno da se zadovolje potrebe tvrtke u određenom periodu.

Kao što smo i spomenuli, plan nabave je u stvari dio troškova koje tvrtka planira u određenom periodu uz troškove plaće i sl. Stoga je na razini tvrtke bitno da plan nabave bude što jasniji i konkretniji kako bi procjena troškova bila točnija, dok je s pozicije odjela nabave plan nabave osnovica za optimalno provođenje procesa, definiranje strategija s dobavljačima te minimiziranje rizika u pravovremenosti dobave.

Jednom donesen plan prodaje/proizvodnje/nabave postaje okvir za provođenje strategije svakog procesa u narednom periodu, no i planovi su podložni promjenama. Ako dolazi do određenih poremećaja na tržištu (gubitak kupca/tržišta, otvaranje novih kupaca/tržišta), poremećaja u proizvodnim kapacitetima (veći kvarovi, havarije) ili poremećaja kod dobavljača, a koji stvaraju veća odstupanja u definiranom planu, nužno je odmah reagirati. Primarno je da se utvrde razlozi poremećaja, ako je moguće da se poremećaji otklone, odnosno da se planovi korigiraju u skladu s novonastalim situacijama.

Iz svih tih razloga važno je planiranju posvetiti dovoljno vremena, koristiti što više informacija i podataka, kako internih, tako i iz okruženja, a s ciljem da planovi budu što egzaktniji i služe kao kvalitetan alat u ostvarivanju zadanih ciljeva tvrtke.

KOMENTIRAJTE

Please enter your comment!
Please enter your name here