Strategija poslovanja – EDI: Put do visoke konkurentnosti

Velike uštede ostvaruju se digitalizacijom poslovnog procesa od nabave do isporuke, kraćim rokovima obrade računa te ubrzanjem plaćanja. eRačun omogućuje i kvalitetnije upravljanje financijskim poslovanjem te općenito povoljno utječe na povećanje produktivnosti rada. Uvođenje eRačuna u poslovanje gospodarstvenika garantira suvremene načine poslovanja i omogućava postizanje visoke konkurentnosti, kroz ostvarivanje svih prednosti koje moderna tehnologija omogućava.

Termin EDI ušao je u svakodnevnu upotrebu u stručnim krugovima kao izraz koji ima jasno značenje pa ćemo ga i mi u ovom članku koristiti iako je riječ o tuđici koja je nastala kao akronim engleskog termina – electronic data interchange (elektronička razmjena podataka). EDI nije tako mlad, zapravo, ovaj je sustav sinonim za optimizirani postupak u lancu nabave već gotovo tri desetljeća. Danas je EDI ključna tehnologija za optimizaciju postupaka poduzeća s dugoročnom perspektivom, neovisno o tome radi li se o uporabi u cijelom poduzeću, među industrijama ili preko granica. Elektronička razmjena podataka odnosi se na razmjenu elektroničkih poslovnih dokumenata između poslovnih partnera, a cilj EDI-ja je postići najvišu moguću razinu automatizacije postupaka putem integrirane razmjene podataka, izbjegavajući pritom fizičke i papirnate poslovne transakcije.

EDI se koristi za razmjenu informacija o narudžbama između maloprodajnih tvrtki i proizvođača i za postupke fakturiranja, što omogućuje e-Račun. Koristi se i za slanje elektroničkih narudžbi za dostavu pružateljima logističkih usluga te navođenje informacija o artiklu ili obradu zahtjeva za plaćanje. Ove smo definicije i funkcije samoga pojma EDI posudili s web stranice tvrtke EDITEL Adria, a cijeli smo članak odlučili objaviti povodom skorašnjeg stupanja na snagu “Zakona o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi” koji propisuje obvezu korištenja eRačuna.

PROMJENA NA BOLJE
Andreja Kajtaz, direktorica Fininog Sektora komercijalnih digitalnih rješenja, ističe kako promjene koje u poslovanje hrvatskih tvrtki donosi “Zakon o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi” možemo svrstati u dvije kategorije. “Prva se odnosi na generalnu, mogli bismo reći kulturološku promjenu poslovanja, na koju utječe digitalna transformacija, jer spomenuti Zakon propisuje obvezu, više ne samo opciju i dobru volju. Stoga, možemo reći da će svi koji šalju račune javnim naručiteljima na papiru, morati transformirati proces fakturiranja. Promjena jest, ali promjena na bolje, naravno”, poručuje Kajtaz.

Druga kategorija promjene odnosi se na sve one koji su i do sada u nekom obliku razmjenjivali elektroničke račune. Do sada je domaća pravna i porezna regulativa vezana uz račun u elektroničkom obliku poznavala isključivo porezne i računovodstvene propise, no ovaj Zakon se temelji na usvajanju EU Direktive 2014/55, koja regulira područje razmjene elektroničkog računa u javnoj nabavi. Između ostalog propisuje i novu Normu, odnosno europske standarde temeljem kojih se elektronički račun mora sastavljati i razmjenjivati.

Norma također propisuje i poslovne procese, pravila i pojmove elektroničkog računa, kojih se moraju pridržavati svi sudionici javnonabavnog procesa, a koji se odnose na izdavanje i zaprimanje računa. Stoga, postojeći procesi i integracije koji su se odnosili na izdavanje elektroničkih računa su se morali i moraju se promijeniti i uskladiti s EU Normom, kako bi se osigurala ispravnost fakturiranja te nacionalna i međunarodna interoperabilnost prilikom razmjene elektroničkih računa.

U postupcima elektroničkog fakturiranja, od prednosti za izdavatelje eRačuna, tu su svakako smanjeni administrativni troškovi pripreme, ispisa i kuvertiranja računa, eliminira se trošak poštarine, račun se isporučuje u puno kraćem vremenu i naposljetku, pohranjuje u sigurnu i kontroliranu elektroničku arhivu.

Prednost za primatelje eRačuna svakako je brzina zaprimanja i obrade računa, pri čemu se minimalizira mogućnost ljudske greške, osigurava se brže plaćanje i visoki stupanj automatizacije procesa razmjene računa. “Dakle, troškovi obrade eRačuna znatno su manji u odnosu na troškove obrade tradicionalnog papirnatog računa. Dodatne, osjetno veće uštede, ostvaruju se digitalizacijom poslovnog procesa od nabave do isporuke, kraćim rokovima obrade računa te ubrzanjem plaćanja. eRačun omogućuje i kvalitetnije upravljanje financijskim poslovanjem te općenito povoljno utječe na povećanje produktivnosti rada. Uvođenje eRačuna u poslovanje gospodarstvenika garantira suvremene načine poslovanja i omogućava postizanje visoke konkurentnosti, kroz ostvarivanje svih prednosti koje moderna tehnologija omogućava”, naglašava Kajtaz.

NEMA VIŠE PREPREKA
Govoreći o tome koje su prepreke za potpuni prelazak na elektronički oblik slanja i primanja računa i drugih dokumenata, Andreja Kajtaz ističe kako su se u Fini kroz godine, a to je već cijelo desetljeće bavljenja elektroničkim računima, na ovaj ili onaj način borili ili raspravljali oko niza prepreka koje utječu na masovniju primjenu i razmjenu elektroničkih računa.

“U početku je to bila pravna neusklađenost ili pravna nesigurnost. Ulaskom Hrvatske u EU, dakle 2013. godine, nadležna regulativa se izjednačila s europskom te više nije bilo niti jedne pravne, a niti porezne prepreke za elektronički račun. Zatim smo imali problem nepostojeće interoperabilnosti, odnosno neharmoniziranih standarda i sintaksi koje se koriste u razmjeni eRačuna, gdje se svatko držao nekog preferiranog standarda i onda je nastajao problem nerazumijevanja, odnosno nemogućnosti ‘razgovora’ svakog sa svakim u procesima razmjene. Usvajanjem direktive 2014/55 u nacionalno zakonodavstvo, riješeno je pitanje norme i interoperabilnosti za račune prema javnoj administraciji, što će posredno utjecati da se isti standard vremenom krene koristiti i u B2B razmjeni”, ističe Kajtaz te dodaje: “Dakle, rekli bismo da formalnih prepreka uistinu više nema. Neformalno, treba još poraditi na vlastitoj percepciji važnosti prilagodbe digitalnom poslovanju, za što bih rekla kako smo ipak na dobrom putu da se i ta prepreka premosti. Tehnologija, alati, softverska rješenja su brojna i sve naprednija, ostaje nam samo vlastiti izbor (tamo gdje nema zakonske obveze), da ih i primijenimo.”

Fininu stručnjakinju upitali smo i za njeno mišljenje kakva je budućnost EDI sustava i kako na to utječu blockchain i druge tehnologije. Ona u tom smislu ističe kako EDI sustavi predstavljaju jako širok pojam u smislu korištenih protokola i standarda dokumenata te da su neki od njih izrazito arhaični i iznimno otežano drže korak s vremenom, dok su pak drugi relativno novi. Unutar B2B dobavnog lanca EDI i dalje predstavlja temelj i smatra se okosnicom za poslovanje, kao i ERP sustav.

“Naše viđenje je kako će i dalje dolaziti do blagog trenda rasta u razmjeni EDI dokumenata, ali isključivo na modernijim standardima i na najraširenijim tipovima dokumenata.

Dobar primjer standardizacije bez potrebe za različitim konverzijama i višestrukim povezivanjima je upravo PEPPOL mreža, gdje korisnici već samom objavom signaliziraju kako su spremni za zaprimanje dokumenata, a druga strana temeljem propisanog načina povezivanja zna po kojem standardu i protokolu iste može poslati.

Blockchain i druge tehnologije, poput AI i IoT nisu nešto što će zamijeniti elektroničku razmjenu dokumenata, već se radi o komplementarnom nastavku unaprjeđenja tehnološkog procesa koji će u sinergiji dovesti do veće dodatne vrijednosti za krajnjeg korisnika”, smatra Kajtaz te poručuje kako B2B mreže za razmjenu dokumenata od blockchaina mogu preuzeti koncept “dijeljene istine” i osigurati nepromijenjenu sljedivost svih zapisa u dobavnom lancu, dok se od AI tehnologije može očekivati cijeli niz elemenata koji će dovesti do boljeg zaključivanja i upravljanja cjelokupnim procesom na osnovu predikcija, kao i povećanje ljudske produktivnosti temeljeno na naprednoj automatizaciji, poput RPA tehnologije.

EPOSLOVANJE ĆE UĆI U MODU
O nastupajućim smo promjenama razgovarali i s Božidarom Bajsičem, prokuristom tvrtke EDITEL Adria, koji uvodno ističe kako će, kao što to često biva, skorašnje stupanje na snagu Zakona mnoge tvrtke doživjeti kao neku prisilu, kao nepotrebno i bez vrijednosti za njih. “Svakako će 1.7. biti dan kao i svaki drugi te mnogi neće biti spremni, no ubrzo će shvatiti da trebaju napraviti rješenje za razmjenu eRačuna sa svojim kupcima u postupcima javne nabave. S time će na neki način ući u dematerijalizirano ePoslovanje i prepoznati prednosti toga. Naše iskustvo u drugim zemljama je upravo takvo – prvo je to doživljeno kao prisila, onda tvrtke nađu vrijednost u tome i poslije to polako šire na druge partnere. Neki će biti više aktivni, neki manje, ali proaktivni će gurati pasivne. U dogledno vrijeme, smatram da će ePoslovanje postati čak trend i ‘moda’ zbog mnogobrojnih koristi, raspoloživosti i brzine”, navodi Bajsič te dodaje kako će se najveće promjene početi dešavati tek poslije 1.7. i to u načinu razmišljanja ključnih decision makera u tvrtkama koje će vidjeti koristi i prednosti u tome.

On ističe kako nema smisla ponavljati više puta predstavljene prednosti i razloge za ePoslovanje jer se o tome piše i priča te predstavlja na konferencijama već više od 15 godina. To nije nova stvar, kaže, samo se koriste novi izrazi: digitalizacija, automatizacija, programski roboti. On pak ističe jednu drugu stranu čiju važnost podvlači debelom crtom – posljedicu. Naime, on upozorava da ePoslovanje, automatizacija i digitalizacija donose smanjenje broja zaposlenih i da će rutinske radove kao što je praćenje zaliha, naručivanje, prijem, likvidatura, izvještavanje i povezanu administraciju obavljati programski roboti.

“Nemojmo se zavaravati, to se već dešava. Tvrtke smanjuju administrativni ručni rad i s time raspoređuju zaposlene na druga radna mjesta, odnosno smanjuju njihov broj. Mnogi preuzimaju više drugih poslova i tako postaju multidisciplinarni radnici. Smanjenje radnika s programskim rješenjima kao posljedica ePoslovanja je robotizacija, koja ne plaća poreze i doprinose na plaću i neposredno se prelijeva u dobit vlasnicima”, zaključuje Bajsič te poručuje da država treba razmišljati kako polako donijeti promjene zbog digitalizacije, pripremiti plan socijalnih i poreznih promjena koje korektnije opterećuju novo stanje tj. povećavanje dobiti kapitala prema opterećenju plaće radnika. “Jer svi znamo probleme mirovinske socijalne održivosti. ePoslovanje i automatizacija situaciju još zaoštrava, jer smanjuje broj zaposlenih”, upozorava ovaj stručnjak.

Po njemu, glavne prepreke za potpuni prelazak na elektronički oblik slanja i primanja računa i drugih dokumenata su nejasnoće te napor za promjenu postojećeg stanja.

“Trenutno stanje je kaotično. Postoji barem deset EDI standarda i više načina razmjene podataka. Svaki pružatelj usluga za ePoslovanje je svoj ‘igrač na tržištu’ i nudi svoja najbolja rješenja, koja nisu posve kompatibilna s drugim ‘igračima’. Na dugi rok to nije održivo. Tako se mnogim tvrtkama za sada ne isplati napraviti veće promjene (osim ako ih netko ne natjera), jer ePoslovanje nije komoditet.

Obično idu u manje promjene npr. šalju PDF račune na mail i slično, te misle da je to dovoljno za eRačun. Nije, jer rješavaju svoj problem, a povećavaju ga partnerima. ePoslovanje je benefit za sve ako je pravilno napravljeno”, poručuje Bajsič.

Pošto je danas sve novac, on je mišljenja kako će se to mijenjati tek kada postojeće stanje s papirom i PDF-om postane preskupo (u smislu ulaganja resursa i vremena) za promjenu u pravo ePoslovanje i digitalizaciju. To će biti kada će ERP-ovi zbog potrebe sniženja troškova korisnika integrirati međunarodne standarde digitalnog poslovanja i najbolje prakse u industrijama i prebaciti se sa sadašnjih lokalnih Ad-Hoc praksi koje su nastale bez strategija i za rješavanje obično jednog problema tj. “da nema troškova slanja” ili “da ne treba prekucavati”. “Moja procjena je da će se ta promjena desiti tek u narednih pet do deset godina”, smatra Bajsič.

Upitali smo ga i kako vidi budućnost EDI sustava te kako na to utječu blockchain i druge tehnologije. “Budućnost je odlična jer Blockchain (BC) vidim kao evoluciju EDI-ja u nove dimenzije. Osim BC-a tu je još i umjetna inteligencija (AI) te strojno učenje na osnovi povijesnih informacija (ML/BD). EDI nije samo prijenos EDIFACT poruka, kako mnogi misle. EDI znači automatsku komunikaciju poslovnih procesa među ERP-ovima, odnosno prijenos digitalnih informacija i integracija u ERP s automatizacijom prema dogovorenim pravilima ili standardima. Za to se koriste mnoge tehnologije koje se neprestano poboljšavaju. BC, AI, ML/BD su nove prilike, kako EDI napraviti boljim”, navodi Bajsič dodajući kako se sve to ipak neće desiti preko noći, nego će trajati godinama i po istim principima kristalizacije najboljih praksi kako je to bilo i do sada. Ali ipak, ističe za kraj, nova će EDI rješenja nastajati brže jer se digitalizacija unaprjeđuje sve brže i brže.