Logistika – Trendovi: Pet čimbenika uspješnog transportnog tendera

U Hrvatskoj je pokrenut masovan trend transportnih tendera još 2013. godine, a od tada se oni u većini kompanija provode svake godine ili svake druge godine.

Jesen je vrijeme planiranja poslovnih ciljeva i budžeta za narednu godinu. U sklopu tih glavnih poslovnih planova, voditelji transporta i nabave planiraju nabavu transportnih usluga i cijene. Na sam spomen tendera, prvo na što pomislimo su uštede i povećanje profitabilnosti kompanije. Međutim, vaš glavni zadatak u provedbi tendera nisu uštede, nego osiguranje dostupnih, kvalitetnih i fleksibilnih transportnih kapaciteta za potrebe kompanije.

U Hrvatskoj je pokrenut masovan trend transportnih tendera još 2013. godine, a od tada se oni u većini kompanija provode svake godine ili svake druge godine. Kako u Hrvatskoj poslovna godina završava kalendarskom godinom, planovi za tender, kao i sam tender, većinom se započinju otprilike u ovo vrijeme i završavaju prije kraja godine kako bi se nove cijene i uštede mogle planirati za narednu godinu. Ovo zvuči logično i u redu, međutim, moja iskustva su drukčija.

1. Vrijeme
Savjetovao bih kompanijama da tendere pokreću i završavaju netom prije početka njihove sezone, odnosno najveće potrebe za prijevozima. Ovisno čime se kompanija bavi, sezona može biti u različitim periodima godine, ali evo primjer. Kako je Hrvatska turistička zemlja s izrazito povećanom potrebom za prehrambenim proizvodima tijekom turističke sezone, savjetovao bih prehrambenim kompanijama da transportne tendere pokrenu početkom godine, odnosno odrade pripremu i jedan ili dva kruga tendera tijekom siječnja, veljače i ožujka. U travnju sklope uvjete i ugovore pa su spremni za sezonu. Zašto?

Prijevoznici i posrednici se ulaskom u tender nadaju povećanju posla i ako ih razočarate u početku suradnje smanjenim potrebama za prijevozima, neće biti uvjereni da im se isplati ulagati u kvalitetu i suradnju s vašom kompanijom. Prijevoznik može odustati od suradnje, a možda bi se dobro uklopio na nekim rutama. S druge strane, stavljanjem prijevoznika pred najzahtjevnije razdoblje sezone, možete se odmah uvjeriti u njihovu kvalitetu i ozbiljnost koju svi nude u tenderima.

2. Dobavljač
Prijevoznik ili posrednik? U ovom odlomku pod pojmom prijevoznik mislim na prijevozničku kompaniju koja se bavi isključivo prijevozom roba, cestovnim ili kojim drugim modalitetom prijevoza i koja zapošljava svoje transportne kapacitete. Posrednici mogu biti agencije, logističke kompanije ili špediteri koji nude usluge prijevoza, ali u pravilu nemaju svoje kapacitete, kao što su vozni park ili vozači. Ako vam vrsta robe i transportne rute omogućavaju da radite samo s jednim dobavljačem, to bi bio prvi izbor, no takvi su primjeri rijetki. U svim drugim primjerima predlažem sinergiju prijevoznika i posrednika.

Prednosti prijevoznika su što mogu dati niže cijene na istoj transportnoj ruti jer njima treba samo njihov profit, a posrednici se moraju ugraditi na taj iznos. Prijevoznici brinu o svojem voznom parku i komuniciraju direktno sa svojim vozačima, a prednost uvijek daju kompanijama kojima su oni bili prvi izbor, a ne onima za koje rade preko posrednika pa se u većini slučajeva ovako ostvaruje kvalitetnija suradnja i usluga.

Posrednici većinom imaju široku mrežu podizvođača i suradnika pa nerijetko baš s njima možete riješiti dio transporta koji se odvija na nepoželjnim rutama ili se možda radi o specijalnim prijevozima. Posrednici se bave i drugim logističkim djelatnostima te mogu ponuditi dobre uvjete skladištenja i distribucije ili carinjenja. Ako trebate i ove usluge, a posrednik može ponuditi dobre uvjete, vjerojatno se isplati žrtvovati dio transportnih ruta za osiguranje povoljnih i kvalitetnih usluga skladištenja, distribucije i carinjenja.

3. Platforma
Postoje različite programske platforme za pomoć s transportnim tenderima, a većina je prilagođena u prvom redu za cestovni transport, ali postoje različite opcije i za druge modalitete transporta. Ništa ne nedostaje ni dobrim starim “spreadsheet” tablicama. Ovdje je važno upisati sve tehničke detalje transporta koji mogu utjecati na cijenu.

Ovisno o taktici ugovaranja i ciljevima tendera, od prijevoznika, osim cijene, možete zatražiti da u ponudu upiše tranzitno vrijeme, service level, vlastito vozilo ili podizvođač, popust na broj odrađenih prijevoza i slične parametre po ruti. Korištenjem optimizacije takvim tablicama možete odrediti, na primjer, koliko vam tranzitno vrijeme ili service level utječe na cijenu transporta i prema tome možda odabrati drugu ili treću najpovoljniju ponudu. Ovdje postoje različite varijante. Dok gotove platforme već imaju većinu ovih opcija, one nisu jeftine, a uz malo istraživanja puno se može postići i u “spreadsheet” tablicama.

4. Pregovori
Svi znamo da prijevoznici grade transportne mreže i pune prazne kilometre. Naravno, ako prijevozniku treba vaša ruta da vrati kamion u garažu ili da napravi puni krug, spreman je ponuditi cijenu transporta ispod tržišne cijene. Koliko je zahtjevna vaša roba? Paletizirana roba koja ne zahtijeva posebne režime prijevoza i kojom je najlakše rukovati postiže niže cijene transporta. Na vrstu robe ne možete utjecati, ali možete, primjerice, na povrat paleta. Provjerite je li nužno da prijevoznik ima pripremljene palete za zamjenu kod utovara na određenim rutama.

Možete li ubrzati utovar ili istovar u skladištima, uvesti nekakav raspored? Mogu li vozači koristiti parking, sanitarni čvor i popiti vode ako već moraju dugo čekati? Kako plaćate prijevoznicima? Prema zakonu? Nakon 30, 45, 60 dana? Možete li plaćati brže, za 10 ili 15 dana? Ne radi se ovdje više o financijama kad su prijevoznici u pitanju. U vremenu nedostatka i fluktuacije vozača, prijevoznici moraju ponuditi vozačima stabilnost i atraktivna primanja. Bez redovitog plaćanja transportnih usluga stabilnost nije moguća, a brža plaćanja prijevozniku olakšavaju poslovanje u današnjim okolnostima.

5. Ugovor
Ugovaranje usluge nakon odabira dobavljača se dakako prepušta pravnom odjelu ili vanjskom pravniku. Međutim, bez sudjelovanja stručnih osoba iz transporta i njihovog formiranja tehničkih zahtjeva usluge transporta u ugovoru, ostavlja se prostor za nesporazum, rizik, pa čak i ugrožavanje same usluge transporta. Najgore što možete napraviti je da ugovaranje prepustite pravnicima, a oni da umjesto specifičnih tehničkih zahtjeva transporta vaše kompanije, u ugovor uvrste neku od međunarodnih konvencija o transportu. Specificirajte detalje vaših transportnih potreba najbolje što možete kao i eventualne odredbe o penalizaciji ili nagrađivanju prijevoznika.

Kod određivanja penala za neprikladno ili rizično ponašanje prijevoznika imajte na umu fleksibilnost. Sjetite se da je ugovor dvostrani ili višestrani pisani pravni akt prema kojem i vi imate obveze prema dobavljačima. Na primjer, ako obvežete prijevoznika da napravi svih 500 prijevoza na određenoj ruti, sjetite se da ga za svih 500 morate angažirati. Prijevoznik se obvezao, planirao vozni park i zapošljavanje. Jeste li sigurni da ćete ih imati 500 i sljedeće godine? Što ako će ih biti više od 500? Ako prijevoznik prekrši neku odredbu ugovora, hoćete li mu odmah poslati penale na naplatu ili ćete razmotriti ozbiljnost prekršaja ugovora? Nema savršene organizacije pa ćete tako i vi biti prozvani od prijevoznika zbog prekršaja vašeg kolege u skladištu, nabavi, proizvodnji ili drugdje. Razmislite o svim mogućnostima i promišljajte za budućnost.