Kada govorimo o komunikaciji između članova u lancu opskrbe tada valja naglasiti da ona nije nužno samo komunikacija uživo, već pretpostavlja posredovanje i negovornim medijima, implementacijom suvremenih informacijskih tehnologija. Komunikacija time postaje multimodalna čime se također smanjuje rizik nesporazuma, a zasigurno i povećava povjerenje, poštovanje i transparentnost.

Promatramo li razvoj lanca opskrbe, uočit ćemo glavne faze koje idu od segmentiranih funkcija u poduzeću, preko njihovog grupiranja, do uspostave logistike koja obuhvaća premještanje materijala i roba. Na to se onda nadovezuje upravljanje zalihama i pakiranje. Pojavom informacijske tehnologije, kreiran je koncept lanca opskrbe.

TIJEK INFORMACIJA
Lanac opskrbe obuhvaća sve navedene aktivnosti, ali i tijek informacija. Dakle, lanac opskrbe je koncept koji je oplemenio logistiku u smislu da je sve elemente logistike povezao u jednu integriranu i koordiniranu cjelinu. Iz toga dobivamo jednu od definicija lanca opskrbe, a to je da je lanac opskrbe tijek materijala i informacija koji pored logističkih elemenata obuhvaća i prognoziranje potražnje, agregatno planiranje (tj. S&OP – Sales and Operation Planning), nabavu, odnose s dobavljačima, te upravljanje proizvodnjom i kapacitetima.

Bez tijeka informacija lanac opskrbe ne postoji! Kako se informacije razmjenjuju u lancu opskrbe, tj. kako članovi lanca komuniciraju? Kao prvo, već je spomenuto da je informacijska tehnologija zaslužna za nastanak lanca opskrbe. Koristeći tehnologiju razmjenjuju se podaci u raznim oblicima, strukturiranim i nestrukturiranim. Također, uz informatičku tehnologiju informacije se razmjenjuju brzo, što znači da su članovi lanca povezani u realnom vremenu. A sad smo u COVID-19 krizi imali priliku vidjeti kako izgledaju online sastanci, predavanja, seminari. Iako se taj način komunikacije koristi već dosta dugo tek je u ovoj krizi došao do punog izražaja.

S&OP
No, tko su sudionici tih sastanaka? Iz kojih su oni odjela u organizaciji ili, još bolje, iz kojih su oni dijelova lanca opskrbe? Nažalost, još uvijek poprilično često nailazimo na silose, ne samo na razini lanca, već i na razini pojedinih članova, odnosno samih organizacija. Da bi se silosi srušili, organizacije uvode koncept S&OP (Sales and Operation Planning). To je serija redovnih krosfunkcionalnih partnerskih sastanaka čiji je cilj dogovor među različitim odjelima, a u svrhu uravnoteženja ponude i potražnje u lancu. Neke organizacije nemaju posebne odjele koji se bave upravljanjem lancem opskrbe, ali zato implementiraju S&OP kao proces. Dakle, dijelovi lanca su organizirani funkcionalno, ali je procesno lanac opskrbe integriran i koordiniran kroz S&OP.

Jako je važno da se ovi sastanci ne pretvore u puko iznošenje pozitivnih rezultata pojedinih odjela. Njihova je zapravo uloga pomiriti konflikte i pronaći zadovoljavajući trade-off među ciljevima tih različitih odjela. Problemi se moraju prijaviti odmah (jidoka), čim se uoče, te iznositi jasno, u kratkim i preciznim rečenicama, bez komentiranja i traženja krivca. Treba se kreirati partnerska atmosfera i pristupiti rješavanju problema s različitih stajališta, iz perspektiva različitih odjela. Organizacija mora razviti korporativnu kulturu partnerskih razgovora, sudionici ne smiju osjećati strah i nelagodu, a problem se treba rješavati u korijenu (genchi genbutsu).

Zapravo, S&OP je sastanak predstavnika različitih odjela koji isti problem doživljavaju iz različitih perspektiva, sukladno informacijama kojima raspolažu, svojem iskustvu i okruženju u odjelima iz kojih dolaze. I da bi se problem uspješno riješio jako je važno kako se oblikuje informacija o problemu, kako se objavljuje, kako je ostali sudionici usvajaju, interpretiraju i razumijevaju. Skoro uvijek nastaje neusklađenost između davatelja informacije i primatelja, što proizvodi semantičku buku. I zato je važno da je informacija kratka i precizna.

Nakon davanja informacije, koja je jednosmjerna aktivnost, slijedi komunikacija koja je dvosmjerna aktivnost. Komunikacija se ostvaruje povratnom informacijom koja je rezultat interpretacije primatelja informacije. Kako bi se buka smanjila ključna je povratna sprega, čime se zatvara komunikacijski proces i osigurava optimalno razumijevanje odaslane poruke, te uspješno rješavanje promatranog problema.

Kao što u svojoj knjizi spominje Lucas (2012), da timove čine roboti međusobnih sukoba ne bi bilo. No, svi smo mi ljudi s osobnim preferencijama, stvarima koje nam se sviđaju ili ne sviđaju, sustavom vrijednosti i radnim etikama. Stoga je vrlo važno za rad i napredak međusobnih odnosa da rasprave ostanu na poslovnoj razini, odnosno da se sukobi ne pretvore u osobne konflikte među članovima.Kako bi S&OP sastanci bili svrsishodni, važna je i potpora top managementa. Suvremeno vodstvo podrazumijeva njegovanje partnerskog odnosa sa zaposlenicima u kojemu se zaposlenik osjeća cijenjeno i dovoljno slobodno da artikulira potencijalne probleme. Takav se odnos opet postiže otvorenom komunikacijom koja osigurava prostor povjerenja i međusobnog poštivanja.

LANAC OPSKRBE KAO JEDAN ENTITET
Pored razvijene kulture komunikacije unutar organizacije, važna je naravno i komunikacija prema ostalim članovima lanca opskrbe jer danas na tržištu ne konkuriraju organizacije, već cijeli lanci opskrbe. Ta je komunikacija učinkovit alat u rušenju silosa na koje još uvijek nailazimo. Predstavlja kohezijsku snagu te na jednak način povezuje organizacije čime lanac opskrbe postaje jedan entitet. Kada govorimo o komunikaciji između članova u lancu opskrbe tada valja naglasiti da ona nije nužno samo komunikacija uživo, već pretpostavlja posredovanje i negovornim medijima, implementacijom suvremenih informacijskih tehnologija. Komunikacija time postaje multimodalna čime se također smanjuje rizik nesporazuma, a zasigurno i povećava povjerenje, poštovanje i transparentnost. U budućnosti će spomenutoj transparentnosti sigurno doprinijeti i blockchain tehnologija, a kao posljedicu ćemo imati efikasne, efektivne i vrlo agilne lance opskrbe, što je posebno važno u ovim dinamičnim vremenima.

KOMUNIKACIJA PREMA DOBAVLJAČU
Promotrimo li odnos organizacije s njezinim dobavljačima, i pored toga što postoji sustav upravljanja od strane dobavljača (vendor management system), rijetko će koja organizacija prepustiti upravljanje svojim narudžbama dobavljaču jer vlada uvjerenje da se informacije ne smiju dijeliti s istim. Zašto ako zajedno, u suradnji, mogu biti efikasniji i na taj način isporučiti klijentu veću kvalitetu? Suprotno tome, vlada uvjerenje da su dobavljači “neprijatelji” koje treba u pregovorima nadmudriti umjesto da ih se doživljava kao partnere. No, u zadnje se vrijeme sve više njeguje upravljanje odnosima s dobavljačima čime ova tema svakako dobiva na važnosti.

KOMUNIKACIJA PREMA KLIJENTU
O odnosu organizacije prema klijentu već poprilično toga znamo i već je puno toga napisano. Ali zapravo rijetko nailazimo na situaciju kad se klijenta upoznaje s procesima i aktivnostima koje organizacija poduzima kako bi bila efikasna i efektivna, tj., kako bi isporučila visoku kvalitetu uz minimalne troškove. Zašto klijentima ne pružiti informacije o nastojanjima organizacije da bude efikasnija? Zapravo, o nastojanjima cijelog lanca da bude efikasan kako bi isporučio visoku kvalitetu. Zašto se dijelovi lanca ne udruže u komunikaciji prema klijentu? A da bi lanac nastupio kao entitet prema klijentu, nužno je ostvariti održivu komunikaciju. Takva komunikacija mora biti autentična. A što je autentičnije od komuniciranja truda i napora koje ulažu svi članovi lanca kako bi se isporučila kvaliteta uz nisku cijenu? Spomenutim se narativom lakše približava krajnjem kupcu, pokazuje se razumijevanje za njegove želje i potrebe te se zadobiva njegovo povjerenje. Uvažavanje i transparentna komunikacija temelj je odnosa kako s klijentima tako i sa svakim sljedećim članom u lancu. Učinkovita komunikacija zaglavni je kamen suvremenog poslovanja lanca opskrbe.