Zaraditi ili uštedjeti, pitanje je sad? Važno je znati da se ovo “sad” odnosi na vrijeme krize, besparice i nelikvidnosti, čime su determinirani okviri u kojima se odvija današnje poslovanje. Stoga ćemo se odlučiti za ovo drugo: Danas je definitivno lakše uštedjeti

U uvjetima kada prodaja stagnira, prodajne cijene bivaju teško održive, a širenje na nova tržišta postaje utopija, ulogu stvaratelja profita preuzima služba nabave. Tezu ćemo obraniti sljedećim primjerom: da biste profit uvećali za, primjerice, 5000 eura puno je lakše smanjiti cijenu dobavljaču za taj iznos nego povećati prodaju za 25.000 eura (uz pretpostavku da vam je marža 20%). Umanjivši fakturu za 5000 eura taj ste iznos prenijeli u zaradu.

PUT DO PROFITA
Smanjenje cijene dobavljaču jedna je od tehnika kojom se direktno utječe na povećanje profita, dok upotrebom ostalih tehnika nabava postaje generator poboljšanja unutar tvrtke. Detektirali smo pet takvih tehnika.

Prva od njih, standardizacija roba i usluga, tehnika je pomoću koje se može postići i više od 5 posto ušteda. Pribavljanjem različitih tipova uređaja ili potrošnog materijala stvaraju se viši troškovi nabave, održavanja, servisa ili nabave rezervnih dijelova. Kupovinom standardizirane robe postižu se bolji uvjeti kod dobavljača, dijelom zbog smanjenja indirektnih troškova, a kao primjer za to može poslužiti nabava klima uređaja, kopirki, uredskog papira i dr.

Slijedi tehnika planiranja nabave koja omogućava izbjegavanje hitne i neracionalne nabave. Kupovanje zbog trenutne potrebe je skupo kupovanje. Planiranjem se smanjuje broj natječaja jer je, umjesto nekoliko tendera i narudžbenica prema jednom ili više dobavljača, kupnja definirana jednim pravovremenim natječajem i ugovornim odnosom. Kao primjer za ovu tehniku uštede mogu poslužiti kalendari i novogodišnji pokloni ili uredski namještaj pri čemu uštede mogu iznositi od 10 do 20 posto.

Od ostalih tehnika nabave slijedi vođenje tendera na bazi skupnih volumena standardnim procesima. Što više podružnica neka tvrtka ima to centralizacija nabave dolazi do većeg izražaja. Nabavom većih volumena dobivaju se bolji uvjeti. Još više, moguće je s dobavljačima ugovoriti ambulantnu ili mjesečnu dostavu na adresu svake podružnice čime se smanjuje potreba za centralnim skladištem. U Hrvatskoj postoje tvrtke s više od 2000 zaposlenih, a da je potreba za centralnim skladištem nestala. Primjer za to su uredski materijal i domarske usluge (Facility Management).

Ugovaranje s dobavljačima je sljedeća tehnika pomoću koje se mogu ostvariti uštede u poduzeću i to na način da se napravi odmak od puke “proizvodnje tendera” i poveća broj ugovora. Pri periodičnoj nabavi neke robe ili usluge, umjesto da se za svaku nabavu raspisuje natječaj, puno je ekonomičnije napraviti jedan tender kojem je rezultat godišnji ili višegodišnji ugovor. Standardizacija i planiranje nabave preduvjet su ovom pristupu, a kao primjer može poslužiti sve ono što se nabavlja ciklički i što može biti standardizirano.

Listu primjenjivih tehnika zaključuje odabir strateških dobavljača za standardiziranu opremu na duži period. Pretvaranje dobavljača u strateškog partnera ima sinergijski učinak na poslove nabave i ostalih jedinica u poduzeću. Dio poslova može preuzeti dobavljačev Voditelj ključnih kupaca – KAM (Key Account Manager) čime tvrtka oslobađa svoje resurse. Strateški dobavljač preuzima brigu, a time i dio troškova te je u poziciji da unaprijedi i poboljša poslovni proces za koji je odgovoran jer je za to specijaliziran.

WORLD CLASS PROCUREMENT
Mnoge tvrtke opisuju svoj put do World Class Procurementa. Sve su one implementirale upravljanje kategorijama, dobavljačima i ugovorima u svoje nabavne procese. Korak dalje je smanjenje troškova službe nabave ispod 1 posto ukupnog volumena nabave, mjerenje ušteda i postavljanje plana ušteda, stvaranje nabavnih timova, uvođenje e-nabave te bavljenje isključivo nabavom.

Nabavljači su često stavljeni pred izazov rješavanja problema van opsega nabave, dok se istovremeno nabavom vole pozabaviti ostale organizacijske jedinice, dakako, kada im to odgovara. Uspješno upravljanje kategorijama je definirano proaktivnim vlasnicima kategorija koji ih vode kao što se vode male tvrtke.

Odabrana nabavna strategija za pojedinu kategoriju mora biti napisana. Dok nije napisana, ostaje na razini ideje i nemoguće je pratiti provođenje, odnosno rezultate. Krajnji rezultat odabira strategije, odnosno vođenja kategorije je stvaranje ušteda, ali su dobrodošla i poboljšanja u tehničko – tehnološkom obliku.

Upravljanje odnosima s dobavljačima provodi se putem: Upitnika za dobavljače kojim se procjenjuje kvaliteta dobavljača kroz bodovanje, Poslovnih izvještaja – polugodišnjih i kvartalnih te mjerenje kooperacije, Strategijama za dobavljače kroz opis i razvijanje odnosa s dobavljačem te Eskalacijama koje vodi Krizni management, stvaranje Crne liste dobavljača.

Praćenje dobavljača gore navedenim alatima izvodi se za kategorije u kojima se bilježi veliki nabavni trošak. Kvalitetnog dobavljača treba čuvati. Od “suprotne strane” kvalitetan dobavljač postaje partner s kojim dijelimo čak i takve tajne kao što su kalkulacije cijena.

Prolazeći kroz svaku stavku kalkulacije u mogućnosti ste vidjeti gdje dobavljaču “curi” novac, a vama se smanjenje poslova u nekoj fazi neće bitno odraziti na sveukupno zadovoljstvo. Smanjujući trošak svom dobavljaču direktno utječete na njegovu izlaznu cijenu prema vama.

POBOLJŠANJE PROCESA
Sve češće se traži od dobavljača da iznesu inicijative za poboljšanje procesa ili poslova koje u konačnici direktno utječu na trošak, odnosno rezultiraju uštedama. Naš primjer je serviser klima uređaja.

Kako su klime podešene da automatski održavaju temperaturu obično bi se palile već u šest sati ujutro zbog sunca koje bi udarilo u velike staklene površine. Time se povećava trošak električne energije, učestaliji su servisi zbog većeg broja radnih sati te je potrebno češće mijenjanje filtera.

Inicijativa servisera svela se na spuštanje roleta nakon radnog vremena, odnosno dizanje roleta pri dolasku na posao. Naknadnom usporedbom troškova ostali smo iznenađeni ostvarenom uštedom.

Ponekad inicijativa nije ovako tehnološki jednostavna, no princip je da dobavljač predlaže tehnička ili tehnološka poboljšanja u vašu korist. Vještine i znanja koje nabavljač mora imati sve su šira i zahtjevnija. Danas nabavljač mora biti napredni korisnik informatičkih alata te dobar organizator što pokazuje kroz upravljanje projektima.

Također, prezentacijske i komunikacijske vještine nikad nisu tražene kao danas, kao i sudjelovanje u timskom radu (nemojmo ga brkati s grupnim radom). Obično tim čine nabavljač i tehnolog i/ili korisnik.

Analize troškova te nabavne kalkulacije traže vještog matematičara. Stoga su za pohvalu sve češće edukacije i seminari otvorenog tipa na kojima se prikazuju trendovi u nabavi, a nabavljači različitih branši su u prilici izmijeniti iskustva.

OUTSOURCING NABAVE
Najmlađi od trendova u upravljanju nabavom na našim prostorima je outsourcing nabave. Korištenje vanjskog partnera za dio ili cijelu nabavu ostavlja prostor za bavljenje core businessom uz istovremeno korištenje prednosti nabave velikih volumena, pravovremenosti, standardizacije i planiranja nabave, odnosno ostvarivanja ušteda.

Outsourcing kao strategiju nabave možemo koristiti u nekim specifičnim situacijama, npr. samo za e-aukcije ili istraživanje nabavnog tržišta, ali i za cjelokupnu nabavu. U tom slučaju outsourcer postaje partner i jedini pravi pristup je bliska suradnja.

Na izražavanje sumnje u ovaj pristup nabavi moramo odgovoriti da je outsourcing pravnih, računovodstvenih, skladišnih i prijevozničkih usluga već odavno standard, kako u Hrvatskoj, tako i u svijetu.

Dobre strane outsourcinga su permanentna edukacija vlastitog osoblja, standardizacija procesa nabave i natječaja, teritorijalna zastupljenost, manji troškovi nabave, razrađeno izvještavanje, outsourcer jednako odrađuje velike i male obime posla, iskustvo specijalista nabave te ostvarivanje većih ušteda no što bismo mogli sami postići.

Detektirani nedostaci ovog poslovnog modela, pak, su dijeljenje poslovne tajne, gubitak kontrole nad upravljanjem kategorije i odnosima s dobavljačima, borba za prestiž između outsourcera i klijenta, moguće nedovoljno stručno upravljanje nabavnom kategorijom, nemogućnost kontrole nad motivacijom i stručnošću specijalista nabave te prazan prostor ukoliko se raskine ugovor.

Uspoređujući navedene prednosti i nedostatke prevagu ipak odnose dobre strane outsourcinga. Outsourcingom nabave danas se u Hrvatskoj bavi vrlo mali broj poduzeća, ali očekujemo da će se u bliskoj budućnosti iskristalizirati specijalizirane tvrtke za pružanje usluga nabave.